Preguntas Frecuentes
El Reglamento General de Protección de Datos le confiere los siguientes derechos:
- Derecho de acceso
- Derecho de rectificación
- Derecho de oposición
- Derecho de supresión (“derecho al olvido”)
- Derecho a la limitación del tratamiento
- Derecho a la portabilidad de los datos personales
- Derecho de no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, incluida la elaboración de perfiles
Puede conocer más sobre sus derechos en el siguiente enlace: Página de la Agencia Española de Protección de Datos. Ejerce tus derechos (Enlace externo).
Puede ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a la Secretaría General de la Universidad de Cádiz acompañada de copia de un documento de identificación válido:
Universidad de Cádiz
Secretaría General
Paseo Carlos III, 9
11003 Cádiz
Universidad de Cádiz
Secretaría General
Paseo Carlos III, 9
11003 Cádiz
A continuación dispone de modelos para el ejercicio de estos derechos:
- Modelo para el ejercicio del Derecho de acceso
- Modelo para el ejercicio del Derecho de rectificación
- Modelo para el ejercicio del Derecho de oposición
- Modelo para el ejercicio del Derecho de supresión (“derecho al olvido”)
- Modelo para el ejercicio del Derecho a la limitación del tratamiento
- Modelo para el ejercicio del Derecho a la portabilidad de los datos personales
- Modelo para el ejercicio del Derecho a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, incluida la elaboración de perfiles
La solicitud debe ser presentada en cualquiera de las formas previstas por el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, esto es:
- a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1 [Administración General del Estado, Administraciones de las Comunidades Autónomas, Entidades que integran la Administración Local y el sector público institucional.
- b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
- e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
- En cualquiera de los Registros de la Universidad de Cádiz, tanto presenciales como a través del Registro Telemático.Puede consultar las ubicaciones de los Registros presenciales en el siguiente enlace: Oficinas de Registro de la Universidad de Cádiz.Puede acceder al Registro Telemático a través del siguiente enlace: Acceso a la Sede Electrónica de la Universidad de Cádiz seleccionando el trámite de solicitud genérica.
La Universidad de Cádiz deberá atender la solicitud presentada en el plazo de un mes desde la recepción de la misma, salvo que en dicho plazo se comunique a la persona solicitante la ampliación del plazo de respuesta otros dos meses en caso de ser necesario (por su complejidad o por el número de solicitudes que haya de atender el responsable).
Si cree que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado por la Universidad de Cádiz puede presentar una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía.
No obstante, y dado que la Universidad de Cádiz ha designado un Delegado de Protección de Datos, podrá dirigirse al mismo con carácter previo a la presentación de dicha reclamación. Si no ha presentado esta reclamación previa la autoridad de protección de datos podrá remitir la reclamación al Delegado de Protección de Datos que deberá responder en el plazo de un mes.
Puede contactar con el Delegado de Protección de Datos del modo siguiente:
De forma escrita, en la siguiente dirección:
Universidad de CádizDelegado de Protección de DatosPaseo Carlos III, 911003 Cádiz
Universidad de CádizDelegado de Protección de DatosPaseo Carlos III, 911003 Cádiz
Deberá presentarla en cualquiera de las formas previstas por el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, esto es:
- a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1 [Administración General del Estado, Administraciones de las Comunidades Autónomas, Entidades que integran la Administración Local y el sector público institucional.
- b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
- e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
- En cualquiera de los Registros de la Universidad de Cádiz, tanto presenciales como a través del Registro Telemático.Puede consultar las ubicaciones de los Registros presenciales en el siguiente enlace: Oficinas de Registro de la Universidad de Cádiz.Puede acceder al Registro Telemático a través del siguiente enlace: Acceso a la Sede Electrónica de la Universidad de Cádiz seleccionando el trámite de solicitud genérica.
A través del correo electrónico del Delegado de Protección de Datos
Puede contactar con el Delegado de Protección de Datos a través de la siguiente dirección electrónica dpd@uca.es
El delegado de protección de datos comunicará al afectado la decisión que se hubiera adoptado en el plazo máximo de dos meses a contar desde la recepción de la reclamación.
En caso de que la reclamación se haya presentado ante el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, el plazo para contestar es de un mes.
Las actividades del tratamiento que realiza la Universidad de Cádiz están accesibles en su portal de transparencia y en la página de la Secretaría General. Para acceder a ellas siga el siguiente enlace Actividades del Tratamiento de Datos Personales.
El artículo 11 de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, recoge un modelo informativo en dos capas, la primera capa contendría información básica con la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento y la posibilidad de ejercer los derechos recogidos en el Reglamento general de protección de datos con indicación de una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata a la restante información, donde se incluiría la información completa.
Por tanto, el texto informativo de la primera capa sería similar al siguiente:
En cumplimiento del artículo 11 de la Ley Orgánica 5/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, por el que se regula el derecho de información en la recogida de los datos, se le informa de que sus datos personales serán tratados por la Universidad de Cádiz en su condición de responsable del tratamiento con la finalidad de [señalar la finalidad o finalidades para las que se solicitan los datos personales, por ejemplo: gestionar su matrícula, mantenerle informado de las actividades de la UCA, etc].
Usted puede ejercer los siguientes derechos: acceso, rectificación, oposición, supresión,limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, así como a presentar un una reclamación ante el Delegado de Protección de Datos de la Universidad de Cádiz o ante el “Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía (https://www.ctpdandalucia.es/es)”.Puede acceder a la restante información sobre el tratamiento de sus datos personales en la siguiente url: [por ejemplo https://[dpd,alumnos,personal.]uca.es/[nombre de la actividad, politica de privacidad]
En cumplimiento del artículo 11 de la Ley Orgánica 5/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, por el que se regula el derecho de información en la recogida de los datos, se le informa de que sus datos personales serán tratados por la Universidad de Cádiz en su condición de responsable del tratamiento con la finalidad de [señalar la finalidad o finalidades para las que se solicitan los datos personales, por ejemplo: gestionar su matrícula, mantenerle informado de las actividades de la UCA, etc].
Usted puede ejercer los siguientes derechos: acceso, rectificación, oposición, supresión,limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, así como a presentar un una reclamación ante el Delegado de Protección de Datos de la Universidad de Cádiz o ante el “Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía (https://www.ctpdandalucia.es/es)”.Puede acceder a la restante información sobre el tratamiento de sus datos personales en la siguiente url: [por ejemplo https://[dpd,alumnos,personal.]uca.es/[nombre de la actividad, politica de privacidad]
El texto de la información completa dependerá del concreto tratamiento que se realice. Puede consultar las actividades del tratamiento que realiza la Universidad de Cádiz para ver la información completa.
Puede acceder a más información sobre la información del tratamiento de datos personales aquí
Si el tratamiento para otro fin distinto no está basado en el consentimiento del interesado o en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que constituya una medida necesaria y proporcional en una sociedad democrática para salvaguardar los objetivos indicados en el artículo 23, apartado 1, para saber si se pueden utilizar los datos personales para una finalidad distinta de aquella para las que se pidieron inicialmente hay que realizar un test de compatibilidad, en los que habrá que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- cualquier relación entre los fines para los cuales se hayan recogido los datos personales y los fines del tratamiento ulterior previsto;
- el contexto en que se hayan recogido los datos personales, en particular por lo que respecta a la relación entre los interesados y el responsable del tratamiento;
- la naturaleza de los datos personales, en concreto cuando se traten categorías especiales de datos personales, de conformidad con el artículo 9, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales, de conformidad con el artículo 10 (ambos del Reglamento General de Protección de Datos)
- las posibles consecuencias para los interesados del tratamiento ulterior previsto;
- la existencia de garantías adecuadas, que podrán incluir el cifrado o la seudonimización.
El tratamiento de datos personales en la organización de congresos y jornadas formativas o científicas debe adaptarse a las previsiones del Reglamento General de Protección de Datos, por lo que deberá existir el correspondiente registro de la actividad del tratamiento.
Conforme a las previsiones del Reglamento General de Protección de Datos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Solicitar únicamente los datos que sean estrictamente necesarios para la gestión de las jornadas y definir claramente cuanto tiempo se van a conservar.
- Informar al interesado, proporcionándole toda la información exigida en materia de protección de datos, especialmente si se van a ceder datos a terceros.
- Si vamos a encargar la gestión de la inscripciones a una empresa, por ejemplo una agencia de viajes, hay que realizar el oportuno contrato de encargado del tratamiento con la misma.
- Si se trata de una actividad que está organizada en colaboración con otras entidades y la colaboración incide en la definición de los fines de la actividad más allá de la celebración de la jornada (por ejemplo posibilidad de remitir publicidad por parte de la entidad colaboradora a los inscritos), en el tipo de datos personales solicitados, en cómo se van a tratar esos datos personales o cualquier otra situación, el convenio o documento en que se concrete esa colaboración deberá recoger lo previsto en el Reglamento General de Protección de Datos.
La Agencia Española de Protección de Datos ha reiterado en su informe 2019-0030 la licitud de la publicación de las calificaciones y su posible divulgación entre los compañeros, sin perjuicio de que se respeten los principios aplicables a la protección de datos personales.
El mencionado informe recoge las siguientes recomendaciones:
Por ello se considera como medio preferente para proceder a dicha publicación, que la misma se realice en una intranet o aula virtual en la que estuviera limitado el acceso a los profesores y compañeros del grupo (sería el caso del Aula Virtual). En el caso de que no fuera posible, podrá realizarse en los tablones de anuncios del centro, siempre que no se encuentren en las zonas comunes de los centros, se garantice que el acceso a los mismos queda restringido a dichas personas y se adopten las medidas necesarias para evitar su público conocimiento por quienes carecen de interés en el mismo.
En cuanto a los datos a publicar, atendiendo al principio de minimización, deberán limitarse al nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida. Solo en el caso de que hubiera alumnos con los mismos nombres y apellidos, deberá publicarse para ellos el número del DNI, aplicando lo previsto en el apartado 1 párrafo primero de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD. Por lo tanto, solo en el caso de coincidencia del nombre y apellidos, se publicarán cuatro cifras aleatorias de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente, recomendándose por esta Agencia que se sigan los criterios contenidos en el documento “Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD”, disponible en www.aepd.es.
Y en cuanto al tiempo en el que deberá mantenerse dicha publicación, los datos deberán ser “mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales” (artículo 5.1.e). Por tanto, en el caso de las calificaciones provisionales, tal y como se refiere en la consulta, mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados.
Por ello se considera como medio preferente para proceder a dicha publicación, que la misma se realice en una intranet o aula virtual en la que estuviera limitado el acceso a los profesores y compañeros del grupo (sería el caso del Aula Virtual). En el caso de que no fuera posible, podrá realizarse en los tablones de anuncios del centro, siempre que no se encuentren en las zonas comunes de los centros, se garantice que el acceso a los mismos queda restringido a dichas personas y se adopten las medidas necesarias para evitar su público conocimiento por quienes carecen de interés en el mismo.
En cuanto a los datos a publicar, atendiendo al principio de minimización, deberán limitarse al nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida. Solo en el caso de que hubiera alumnos con los mismos nombres y apellidos, deberá publicarse para ellos el número del DNI, aplicando lo previsto en el apartado 1 párrafo primero de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD. Por lo tanto, solo en el caso de coincidencia del nombre y apellidos, se publicarán cuatro cifras aleatorias de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente, recomendándose por esta Agencia que se sigan los criterios contenidos en el documento “Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD”, disponible en www.aepd.es.
Y en cuanto al tiempo en el que deberá mantenerse dicha publicación, los datos deberán ser “mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales” (artículo 5.1.e). Por tanto, en el caso de las calificaciones provisionales, tal y como se refiere en la consulta, mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados.
La publicación de documentos que contienen datos personales es muy frecuente. Así se publican listas de admitidos y excluidos, listas provisionales de evaluación o de asignación de trabajos fin de grado o fin de máster, conferencias y un largo conjunto.
Cuando se publiquen documentos que contengan datos personales deben tenerse en cuenta una serie de reglas para proteger de forma adecuada los datos personales que aparecen en ellos y que se recogen brevemente a continuación.
- En la medida de lo posible, los documentos estarán protegidos mediante algún tipo de control de acceso, de modo que solo las personas interesadas tengan acceso a los mismos, por ejemplo publicándose en el Aula Virtual o mediante acceso restringido en función del sector al que van dirigido.
- Deben publicarse únicamente los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad perseguida, ya sea confeccionando el documento con esos datos, ya sea eliminándolos de los mismos. En particular:
- se evitará la publicación conjunta del nombre y apellidos y del D.N.I, N.I.E., N.I.F. o pasaporte
- También se eliminarán aquellos datos de contacto que no sean los profesionales.
- Los documentos con datos personales se publicarán por el tiempo estrictamente necesario, retirándolos tan pronto hayan cumplido su función.